【使える仕事術】デキルひとの段取りスキルを盗め!

  • 2016/2/18

◆段取りを制する者お仕事を制す!
フィギュアスケートをテレビで見ていたとき、解説の方が「ジャンプはその前の滑走をみていれば、成功か失敗かわかってしまう。成功する時は走るところから美しい、失敗は何かがおかしい」と言われたのが印象に残っています。ああ、仕事の段取りと全く一緒だ!と思ったからです。

ジャンプに向けた滑走は、仕事に向けた段取りや準備とよく似ています。段取りよく進んでいる仕事は、準備も過不足なく進み、成功したジャンプの滑走のように、締日に向かってスムーズに進んでいきます。一方、段取りが悪いと、必要な時に必要なだけ準備が出来ずに余計に時間をとってしまい、後工程で更に時間が厳しくなり、結果予定していたパフォーマンスが出せず、疲弊感だけ持ち越してしまう状態に陥ります。そこで、仕事がデキる人に共通する「上手な段取り」についてポイントを3つご紹介します!

◆デキルひとはやっている!段取り極意のポイント3つ
①アポイントを取る。
ミーティングのアポではありません。仕事が舞い込んだとき、「これを仕上げるには3時間必要だな」等とあたりをつけますが、この時、自分のスケジュールにアポをいれてしまいましょう。「今日の16時~17時にレポートのための下調べを完了させる」など、どこまで終わらせるかを明確にするのがポイントです。

②時間は厳しく、バッファはがっつり
①のアポイントを入れる際、どうしても作業時間は余裕をもって組みたくなります。そこをぐっとこらえ、「自分の限界に挑戦する」くらいの相当ハードなスケジュールをあえてたてましょう。人間はどうしても作業時間内にその仕事を終えればよい、と時間に合わせて行動を変えてしまいます。無駄に時間をかけたり、知らず知らず集中力を失って回り道をしたりしてしまうのです。

ギリギリのスケジュールで集中して取り組むことでパフォーマンスを上げる一方、複数の仕事分のバッファーとして数時間分の余裕をまとめて用意しておきましょう。こうすれば不測の事態にも対応できるし、一石二鳥です!

③学生症候群を避けるべし!
学生時代を思い返してください。テストまで十分時間があったはずなのに、ギリギリになるまで放っておいて、テスト直前で大慌てで勉強した記憶、どなたにもあるのでは?実は、締切ギリギリにならないと手を打たないという性質は、俗称「学生症候群」と呼ばれ、誰もが陥りやすい仕事上のワナなんです。学生症候群を避けるために、まだまだ時間があると思っても、きっちりタスクを予定化していくことが非常に重要です!

段取り8割とはよく言ったもので、段取りひとつで驚くほど仕事がスムーズに進むようになります。
是非一度トライしてみてください!

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